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Comment bien organiser votre voyage à l’étranger ?

comment apprendre à organiser votre voyage

Je suis ce qu’on appelle une droguée du voyage, une addict, une passionnée… j’ai arrêté de les compter et c’est dommage, le nombre m’aurait amusée 🙂 Je vais vous donner toutes les clés pour apprendre à organiser votre voyager et vous raconter comment j’en suis venue à créer mon entreprise d’organisation de voyages à l’étranger et de week-ends en France 100% féminins, WanderWomensuite à l’analyse de mes compétences et mes appétences (merci Switch Collective !).

Je ne suis pas née Travel Planner, je le suis devenu

Pour la petite histoire…

Je ne suis pas tombée dans la marmite des voyages étant petite, comme ce fut le cas pour Ornella par exemple. Non, le voyage c’est quelque chose qui est en moi et pas chez les autres membres de ma famille (bien que ça change !). On partait en France ma sœur et moi quand on était plus jeunes avec nos parents. Jamais deux fois au même endroit sauf exception. Et jamais à la plage ! J’ai ainsi pris le goût des randonnées, des découvertes, des musées, des cahiers de voyage que l’on remplit en collant un ticket d’entrée et une brindille. Aussi loin que je m’en souvienne j’ai tenu ces petits carnets. Maman, si tu les retrouves… 🙂 Oh, bien sûr, je râlais quand on devait faire une randonnée de 7h mais j’étais satisfaite d’aller au bout, de crapahuter comme un cabri. Et la récompense c’était une glace achetée le soir au village, un sirop à la menthe bien frais ou une baignade dans une rivière ou une piscine pour se relaxer ! Je n’ai commencé à voyager à l’étranger qu’en colonie de vacances et j’avais déjà 15 ans. Une année en Italie, l’autre en Grèce. Et basta. Ces voyages déjà tout organisés ont été un déchirement (fille à papa-maman !) mais m’ont donné le goût de la photo, des langues étrangères, des rencontres et du voyage de manière plus générale. Il faudra attendre 2006 pour que ma passion des voyages prenne racine en moi et devienne comme une habitude. 

12 années (ou presque) de voyages sur les 5 continents

En 2006 j’ai vécu 3 mois à Londres avec ma meilleure amie (qui n’en est jamais partie d’ailleurs !) puis j’ai vécu une année en Australie, dans le Queensland (mon récit ici). À mon retour, j’ai enchaîné deux nouveaux voyages : Londres puis le Sénégal. J’avais la bougeotte. La France ne me suffisait plus. 2008 a été une année sans voyage. J’en souffrais intérieurement : travail qui ne me motivait pas, plus d’anglais dans mon quotidien et plus de challenge intellectuel, souhait d’entreprendre avorté (ou plutôt devrais-je dire que je me suis trouvé des excuses pour ne pas aller au bout de mon projet de l’époque !) et relation qui battait de l’aile. Et fin 2008, j’ai trouvé mon job idéal, celui qui m’a fait rêver pendant presque 10 ans ! Une manne quotidienne d’enrichissement personnel et professionnel, pas de routine, des rencontres incroyables (et des amitiés qui se sont tissées) et bien sûr des voyages ! J’ai appris à les organiser, à les optimiser, à les gérer sur place, à trouver un plan B, C ou D quand le A ne fonctionnait pas, à être créative, sûre de moi et toujours joviale, même après 24h de vol, même avec le décalage horaire qui fait que tu as envie de dormir. J’étais passionnée et j’aimais partager cette passion à mes clients. J’ai même pleuré de joie dans certains voyages… Lors de cette expérience, c’est 200 voyages organisés, 90 accompagnés et des centaines de personnes rencontrées, hauts dirigeants d’entreprises du secteur de la grande distribution, de l’immobilier commercial, du retail design et de la banque. Un carnet d’adresses à faire pâlir autour de moi à seulement 33 ans. 

Et, bien sûr, mon quotidien a déteint sur ma vie perso et, quand j’ai voulu organiser mes premiers voyages, j’ai fait une vraie déformation professionnelle (si vous voyiez mes itinéraires de voyages personnels vous me traiteriez de folle !).

Les clés pour organiser votre voyage à l’étranger 

Mon objectif est de vous aider à, vous aussi, organiser vos propres voyages. Je le fais spontanément, naturellement et même quand je ne suis pas sensée le faire… C’est donc devenu inné chez moi. 

1/ Choisissez la destination

En premier,je définis une période à laquelle je veux partir et je vais sur le site Quand partir pour savoir où aller dans le monde. Par exemple, on ne va pas à la Réunion en février, ni à Miami en septembre ou encore aux Émirats Arabes Unis pendant le Ramadan… Je fais une short list. À ce stade, il peut juste s’agir de destinations qui me font rêver, dont on m’a parlé, sur lesquelles j’ai vu 3 photos sur Instagram. N’excluez rien quand vous êtes en train d’organiser votre voyage. Gardez-en 3 maximum.

2/ Affinez votre sélection et réservez le billet d’avion 

C’est pour moi l’étape la plus cruciale ! Mon but ? Ne jamais payer plus de 800€ mon billet d’avion. J’ai, bien sûr, fait des exceptions quand j’étais hébergée mais à ce prix vont se rajouter les dépenses incompressibles de logements / déplacements / nourriture / activités / visa / santé. C’est donc à anticiper. 

Utilisez le site (ou l’application) SkyScanner pour organiser votre voyage. Elle vous permet de regarder, à des dates fixes ou de manière mensuelle (je fais souvent ça pour regarder à J-/+3 les variations de coût des vols), le prix des vols internationaux. Ornella utilise aussi l’application Hopper pour se mettre des alertes sur des trajets qui l’intéressent et savoir quand réserver. N’ayez pas peur des escales : si votre vol de bout en bout est sur la même compagnie aérienne (ou la même team), vous pourrez enregistrer vos bagages jusqu’à leur destination finale. Choisissez des escales de 2 à 4h maximum. Attention aux escales aux Etats-Unis : un ESTA vous sera demandé même en transit et l’immigration peut prendre du temps car vous devez dédouaner vos bagages. Testez les vols sur vos 3 destinations en shortlist mais ne réservez qu’après avoir regardé très rapidement sur Booking le niveau de coût d’une nuitée là-bas !

Je n’ai encore jamais eu l’occasion de réserver sur Voyages Pirates ou Kayak, mais ces deux sites qui recensent les bons plans voyages ne sont pas à négliger !

C’est bon ? Ça rentre dans votre budget ? Alors GO ! Réservez et renseignez-vous si vous avez besoin d’un visa, de refaire votre passeport, etc. Note : la plupart des pays demandent à ce que votre passeport soit valide 6 mois après votre date de retour. Donc si vous quittez la Colombie par exemple un 31 janvier, votre passeport devra expirer a minima le 31 juillet. 

organiser votre voyage en colombie

3/ Creusez sur la destination pour créer un itinéraire

Je vous avais prévenus : si vous me lisez c’est que vous voulez optimiser votre temps et votre argent. Cela passe donc par la réalisation d’un itinéraire. A ce stade, si vous voulez être freestyle, pas de souci. La suite vous intéressera moins !

J’aime avoir un guide papier avec moi : j’achète donc un Cartoville quand c’est une capitale ou grande ville, et un Lonely Planet quand c’est un pays dans lequel je vais bouger dans plusieurs endroits. À chacun son guide de prédilection. On avait demandé sur Facebook (lien vers Elles Explorent le Monde) à nos Exploratrices et Lonely Planet est celui qui revient le plus souvent. 

Mais je trouve que pour ce qui est de la récence et pertinence des bonnes adresses, c’est sur les blogs voyage qu’on déniche le plus d’informations. Idem pour accéder à des endroits moins touristiques et trouver des pépites pour parsemer son séjour d’endroits plus insolites. Je n’ai pas un blog que je recommande. Je recommande plutôt d’utiliser les bons mots clés sur Google pour trouver le(s) article(s) qui vous apporteront le plus d’informations. Pensez à chercher en anglais (ou dans une autre langue étrangère si c’est pertinent pour vous), cela élargit le champ des possibles. À ce stade vous cherchez des idées de circuit / d’itinéraire. Pensez à aller aussi sur le site Internet de l’office de tourisme dudit pays.

Utilisez un Word ou un format calendrier et commencez à remplir vos vols internationaux. Comptez les nuitées que vous passerez sur place afin de mieux répartir votre temps. Essayez de varier votre itinéraire : vous ne voulez pas que visiter des temples, ou rester sur une même plage ou encore n’être que dans une grosse ville. La variété de votre itinéraire vous donnera pleine satisfaction sur place. Par contre attention aux distances : vous ne voulez pas non plus rentrer plus fatigué qu’en partant ! Ce fut un peu le cas pour notre roadtrip en Sicile ! 20 jours sur les routes, 2000 kilomètres parcourus et 14 hébergements différents, c’était trop prétentieux !

Vous savez ce que vous voulez voir mais ne savez pas dans quel ordre ? Utilisez votre guide pour y trouver des conseils d’optimisation, sinon voici les miens : les premiers jours, si vous avez du décalage horaire, il faudra être tolérant avec votre corps. Ne chargez pas le programme. Accordez-vous 2-3 jours plus tranquilles. Le milieu de votre séjour doit être un mix d’hébergements insolites, d’hôtels avec piscine et un bon confort et de guesthouses propres mais bon marché. La fin de votre séjour (idéalement 3-4 jours), ne prévoyez pas de changer de logement et prévoyez un hébergement avec piscine. Vous vous reposerez. Ne terminez jamais un voyage dépaysant par une grosse ville, c’est la déprime assurée avant le retour en France !

4/ Réservez les éventuels vols / trajets intérieurs et sécurisez les nuits d’hôtels 

Votre ordre de circuit a été confirmé par diverses sources ? Réservez sans plus tarder ce que vous pouvez et qui ne vous coûtera pas plus cher qu’en étant sur place : les vols intérieurs, la location (éventuelle) d’une voiture et certains trajets bateau ou train en cas de haute saison. Attention sur les vols low cost à bien ajouter un bagage (économie d’argent). En Asie, je vous recommande vivement Air Asia : vols à l’heure, coût très intéressant. C’est une bonne compagnie que j’utilise depuis 5 ans. En Europe, pensez à Volotea, Vueling, Joon et Easyjet. Et bien sûr SkyScanner est votre meilleur ami !

Je vous conseille de faire vos réservations d’hôtels sur Booking en choisissant l’option d’annulation gratuite (réduction de 15 € pour votre 1ère réservation avec mon code). Je ne sélectionne que des logements notés au moins 8.5/10 et l’emplacement et la propreté sont pour moi des critères très importants. Vous retrouvez ainsi tout votre itinéraire sur la même application qui est consultable hors ligne. En fonction de vos recherches complémentaires, vous pourrez réserver d’autres hébergements si vous le souhaitez ou modifier un ordre tant que ça n’implique pas de changer vos vols. 

Reportez ces nouveaux trajets, vos hôtels avec la date d’expiration de vos options d’annulation gratuite sur votre document Word itinéraire ou votre calendrier.

Sur un circuit moyen de 2 semaines, vous pouvez choisi de réserver les nuits de la première semaine. Mais d’expérience, si vous êtes comme moi à vouloir obtenir un bon rapport qualité prix, un bon emplacement et des logements mignons, réservez à l’avance. Vous gagnerez de l’argent et serez plus satisfaits sur place (et moins stressés de ne pas trouver quelque chose à votre goût).

5/ Sachez quoi faire endroit par endroit

C’est la seule chose que je n’organise pas à l’avance pour mes voyages personnels ! Je le fais au fur et à mesure de mon voyage et au gré des rencontres et avis de voyageurs. Bien sûr, quand vous avez choisi votre itinéraire vous saviez à peu près que faire où, quels étaient les points d’intérêt principaux de vos points de chute. Et cela est suffisant. 

Par contre, si vous voulez louer une voiture, là je recommande vivement de le faire à l’avance sur Internet (comme mentionné précédemment). Et pensez bien à votre permis international (les délais en préfecture peuvent prendre 3 mois ; les démarches administratives ici).

Pour savoir quoi faire endroit par endroit, j’utilise les blogs après avoir lu les informations culturelles dans mon guide.

Par exemple, pour dénicher de l’information sur Yogyakarta, j’avais sélectionné 4 blogs : celui de Lily Rose, 2 blogs anglophones (Indonesia Tripcanvas et Your Little Black Book) et un blog en français « Le blog de Sarah ».

Vous n’avez pas envie d’organiser votre voyage vous-même et vous n’avez pas envie de partir seule ? Passez par WanderWomen

J’ai rédigé cet article en seulement 40 minutes car, pour moi, organiser un voyage coule de source. Mais vous n’avez peut-être pas le temps ou l’envie d’organiser votre voyage vous-même ; vos amies ou votre conjoint n’est peut-être pas disponible aux mêmes dates que vous ; vous n’avez pas envie de partir seule ? C’est pourquoi je suis en train de créer WanderWomen, une agence de voyages pour les femmes en France et à l’étranger.

WanderWomen propose des séjours inspirants et sur mesure aux femmes qui ont envie de s’offrir une parenthèse pour elles. Les objectifs : se reconnecter à soi, rencontrer de nouvelles personnes et partager ensemble des expériences humaines inoubliables !

Rendez-vous sur le site WanderWomen pour en savoir plus et vous inscrire à la newsletter ! Le site est en construction mais vous pouvez d’ores et déjà m’envoyer un email : bonjour@wanderwomen.fr 

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2 Commentaire

  • Répondre
    Clothilde
    28 août 2018 at 14 h 26 min

    hello ! j’adore passer du temps à organiser mon voyage, ca fait partie du plaisir ! 1 seule photo sur instagram peut me faire un déclic pour une destination ! dès que j’ai mes billets d’avion, je me créée un excel pour faire un retroplanning comme toi, cela fait beaucoup rire autour de moi ! ensuite j’essaie de minimiser mes recherches sur google, insta, pour limiter le nombre de photos vues et me garder la surprise !

    • Répondre
      Fanny
      29 août 2018 at 18 h 02 min

      Merci Clothilde pour ton témoignage personnel ! On va faire attention à pas trop te tenter sur Instagram alors lol

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